Principales responsabilités

• Savoir vendre une réservation pour son propre hôtel ou pour les hôtels du groupe Accor.
• Accueillir le client (tant au téléphone qu’à l’hôtel) et effectuer le check-in.
• Renseigner le client sur les conditions de séjour, les formalités et les services proposés par l’hôtel.
• Garantir la qualité de la prestation proposée au client.
• Fidéliser le client.
• Etre responsable du fond de caisse qui lui est confié pendant son service.
• Encaisser les séjours des clients et préparer les facturations « débiteurs ».
• Tenir toutes les statistiques et les informations disponibles pour les autres services.

• Connaître et respecter les règles d’hygiène et de sécurité.
• Assurer toutes autres tâches demandées par la direction.

Activités

1. Commercial

• Accueillir le client.
• Connaître les prestations offertes par l’hôtel, en informer le client et l’encourager à les utiliser.
• Connaître et appliquer la politique tarifaire de l’hôtel.
• Connaître l’environnement de l’hôtel : situation géographique, concurrence, …
• Etre constamment à l’écoute du client, chercher à répondre le plus rapidement possible aux demandes émanant de ce dernier.
• Etablir d’excellentes relations avec la clientèle.
• Etre soucieux de la qualité de son travail et de la prestation proposée au client.

2. Production 

• Constituer le dossier client à son arrivée (check-in) à l’aide de l’outil informatique.
• Assurer l’encaissement.
• Assurer l’acheminement des messages reçus pour le client.
• Assurer le service téléphone, e-mail et fax ainsi que coffres de sécurité.
• Etablir la facturation selon les éléments fournis par tous les services de l’établissement.
• Enregistrer les arrivées et les départs des individuels et des groupes.
• Assurer les réveils demandés par le client.
• Renseigner le client sur les conditions de séjours, les formalités et les services.
• Transmettre les informations nécessaires aux autres services.
• Vérifier à sa prise de service les départs restants et s’assurer que les factures correspondantes sont prêtes, justes avec les justificatifs à l’appui.
• Veiller à la propreté de son lieu de travail.
• Veiller à la disponibilité et à l’actualité des documents mis à la disposition du client.

3. Gestion 

• S’assurer de la solvabilité du client.
• Préparer les listes d’arrivées, de départs, de résidents, de VIP attendus, …
• Préparer la répartition des groupes.
• Préparer les dossiers débiteurs pour le service comptable.
• Suivre les réservations afin de connaître les disponibilités éventuelles.
• Suivre les grands comptes.
• Préparer les réservations pour le blocage des chambres.
• Etablir le rapport journalier hébergement et le faire cadrer avec les encaissements.
• Contrôler à sa prise et à sa fin de service son fond de caisse et en effectuer l’audit à partir des documents informatiques.
• Traiter les “check-out express”.
• Donner, en l’absence du concierge, les instructions opérationnelles au personnel d’accueil (portier, bagagiste, chasseur, voiturier).

4.  Divers

• A caractère exceptionnel, le réceptionniste tournant devra se rendre disponible pour les remplacements d’un réceptionniste Night (maladie, ou autres).

5. Ressources Humaines 

• Participer à la formation des stagiaires qui sont accueillis dans son service.

• Participer aux réunions de service, ainsi qu’aux réunions de formation interne.

• Capacité rester calme et concentré dans toutes les situations
• Maitriser plusieurs langues (Anglais et Français obligatoire, néerlandais ou/et allemande est un plus)
• Préférence pour le candidat ayant un diplôme en hôtellerie
• Minimum 6 mois d’expérience en stage ou emploi dans un hôtel, de préférence en réception, réservations ou Housekeeping
• Capacité de travailler en équipe
• Capacité de répondre aux besoins des clients, agir et faire le suivi des plaintes
• Capacité de gérer une plainte provenant d’un client
• Ouverture d‘esprit
• Capacité d’utiliser un ordinateur et les logiciels de base