Bescherming van de Privacy

Wie zijn wij en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

HorecAssist is een gespecialiseerd hospitality recruitment bedrijf, opererend onder de merknamen Hospitality Jobs, en HorecAssist Recruitment. Wij zetten ons in voor het behoud van de privacy van onze kandidaten, klanten en websitegebruikers. Welke entiteit HorecAssist SRL optreedt als uw Gegevensverantwoordelijke hangt af van de diensten die wij aan u leveren, zoals hieronder beschreven.

Wij streven naar een veilige en beveiligde gebruikerservaring. Wij zullen ervoor zorgen dat de informatie die u aan ons verstrekt, of die wij van u verzamelen, via verschillende kanalen (waaronder onze website, schriftelijke correspondentie (waaronder e-mails), gesprekken of bijeenkomsten met onze consultants of via onze kantoren of websites, wereldwijd), alleen wordt gebruikt voor de doeleinden die in dit Privacybeleid worden uiteengezet.

Via dit Privacybeleid willen wij u informeren over de verschillende soorten persoonsgegevens die wij verzamelen, de doeleinden waarvoor wij die gegevens gebruiken en hoe wij ze verwerken. Wij willen ook voldoen aan de transparantieverplichting die voortvloeit uit Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (RGPD), alsmede aan de toepasselijke nationale wetgeving.

Toepassingsgebied

De bescherming van uw persoonlijke gegevens is onze prioriteit. Dit privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens over :

• Kandidaten die zich bij ons inschrijven voor functies die wij namens andere werkgevers beheren en voor functies binnen de Bedrijven, of via onze website, vacaturebanken, sociale mediasites of andere bronnen;
• Potentiële kandidaten;
• Potentiële klanten;
• Zakelijke contacten bij onze klanten en leveranciers; en
• Gebruikers van onze websites;

Wij informeren u ook over uw privacyrechten, waaronder uw recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking. Als u contact met ons wilt opnemen, raadpleegt u het gedeelte "Hoe contact met ons opnemen" van dit beleid.

Persoonlijke gegevens die we verzamelen

Kandidaten:

Wanneer u zich bij ons aanmeldt als kandidaat om u diensten te verlenen voor het zoeken naar werk, verwerken wij uw persoonsgegevens, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, uw naam, contactgegevens en CV-informatie. Wij treden op als verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens waarvoor u zich heeft aangemeld.

Wanneer u onze website gebruikt, klikt op links in e-mails die wij u sturen, deze opent of doorstuurt, of zich aanmeldt om job alerts of andere inhoud van ons te ontvangen, verzamelen wij ook persoonsgegevens uit deze interacties.

Wij verkrijgen ook persoonsgegevens over u van derden, waaronder

• referenten - als je een baan aangeboden krijgt;
• voormalige werkgevers - om de data van tewerkstelling te bevestigen;
• onderwijsinstellingen - om uw academische kwalificaties te verifiëren;
• openbaar beschikbare bronnen, zoals LinkedIn en social media sites, om de informatie die wij over u hebben te verbeteren om ons te helpen meer geschikte banen voor u te vinden;
• klanten aan wie wij uw CV hebben verstrekt en die met u in contact zijn geweest bij een sollicitatie of die feedback hebben gegeven op uw CV.

Potentiële kandidaten:

Wij verzamelen persoonlijke gegevens over u, waaronder uw naam en contactgegevens, alsmede professionele biografische informatie die is verkregen uit openbaar beschikbare bronnen, zoals LinkedIn, websites met CV's en sociale media, zodat wij contact met u kunnen opnemen als wij denken dat u op een later tijdstip geïnteresseerd zou kunnen zijn in onze diensten voor het zoeken naar werk. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verkrijgen via een andere kandidaat of werkgever die u als contactpersoon aanbeveelt. In dat geval treden wij op als uw gegevensbeheerder.

Potentiële klanten :

Wij verzamelen uw contactgegevens en gegevens met betrekking tot uw functie of positie om een zakelijke relatie met uw bedrijf aan te gaan. Wij treden op als verantwoordelijke voor uw gegevens.

Gebruikers van onze website of apps:

We verzamelen persoonlijke gegevens zoals uw IP-adres en andere gegevens over uw apparaat, die we nodig hebben om u onze online content te leveren. We verzamelen ook gegevens over uw betrokkenheid bij onze website of apps, zoals de pagina's die u bekijkt. Als u contact met ons opneemt, verzamelen we ook gegevens over uw aanvraag. Wij gebruiken cookies en soortgelijke technologieën om veel van deze informatie te verzamelen en ons cookiebeleid vertelt u hier meer over. Wij treden op als gegevensbeheerder.

Klanten:

Wij verzamelen persoonsgegevens zoals uw naam, titel en contactgegevens. Wij verwerken ook persoonsgegevens met betrekking tot de communicatie die wij met u hebben gehad, zoals of u e-mails, nieuwsbrieven of andere inhoud die wij u hebben gestuurd, hebt geopend of doorgestuurd. Wij verwerken ook feedback die u geeft op onze kandidaten. Wij treden op als gegevensbeheerder.

Als u ons informatie verstrekt over een kandidaat (bijvoorbeeld als u bevestigt dat een kandidaat met u heeft gewerkt of als u een referentie verstrekt), zullen wij uw contactgegevens van de kandidaat opvragen en de persoonsgegevens die u over die kandidaat verstrekt bewaren.

Wij verwerken persoonsgegevens over u uit openbare bronnen zoals LinkedIn en sociale netwerksites of omdat u afgevaardigde bent geweest bij een van onze evenementen of bij een evenement waarbij de organisator van het evenement gemachtigd is om ons de gegevens van afgevaardigden te verstrekken.

Leveranciers:

Wij verzamelen gewoonlijk uw naam en contactgegevens als zakelijk contactpersoon voor uw organisatie. Wij zullen in dit geval optreden als de Gegevensverantwoordelijke in het contract dat wij met u of het bedrijf dat u vertegenwoordigt sluiten.

Het verstrekken van uw persoonlijke gegevens

In sommige gevallen zal het nodig zijn om ons persoonsgegevens te verstrekken. Als u ons niet de persoonlijke gegevens verstrekt die wij vragen, is het mogelijk dat wij onze diensten niet aan u kunnen leveren.

Hoe we uw persoonlijke gegevens gebruiken

Kandidaten:

We gebruiken uw persoonsgegevens om :

• u werkzoekdiensten aanbieden
• met u te communiceren;
• om u in staat te stellen uw CV te uploaden en te solliciteren naar vacatures;
• personaliseer uw ervaring door een kandidatenprofiel aan te maken;
• ons in staat stellen gelijkheid en diversiteit te waarborgen;
• u interview- en salarisadvies te geven; en
• u marketingberichten te sturen om u te informeren over vacatures, sectorrapporten en -informatie, evenementen, promoties en wedstrijden, en andere inhoud, in overeenstemming met uw marketingkeuzes.
• Wij plaatsen ook relevante, gerichte banneradvertenties op onze website en binnen uw sociale netwerken om u en mensen zoals u kennis te laten maken met banen en inhoud waarvan wij denken dat die voor u interessant kunnen zijn. Wij richten deze advertenties op basis van uw eerdere interacties met onze website, uw e-mails en uw afspraken met onze consultants. Uw interactie met onze advertenties kan worden gebruikt om de effectiviteit van onze reclamecampagnes te meten en onze marketingstrategie te verbeteren. Deze verwerking gebeurt door het gebruik van cookies en alleen als u vooraf toestemming hebt gegeven.

Potentiële kandidaten en klanten:

We gebruiken uw persoonsgegevens om :

• bepalen of u geïnteresseerd bent in onze diensten en hoe wij u kunnen helpen;
• contact met u opnemen en kijken of u geïnteresseerd bent in onze diensten.

Gebruikers van onze website of apps:

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om:

• uw ervaring bij het gebruik van onze website of toepassingen te verbeteren en te personaliseren; en
• de reclame die u van ons ontvangt te personaliseren.

Klanten:

We may use your personal data to

• om u wervingsdiensten aan te bieden;
• met u te communiceren;
• om uw feedback over onze diensten te verkrijgen via klanttevredenheidsonderzoeken, teneinde onze diensten te verbeteren en nieuwe diensten te ontwikkelen;
• om onze zakenrelatie met u te onderhouden;
• om uw vragen te beantwoorden wanneer u contact met ons opneemt;
• om contractuele verplichtingen jegens u na te komen;
• om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; en
• voor marketing doeleinden.

Leveranciers:

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om

• met u te communiceren;
• om onze zakenrelatie met u te onderhouden;
• om uw vragen te beantwoorden wanneer u contact met ons opneemt;
• om contractuele verplichtingen jegens u na te komen;
• om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; en
• voor marketing doeleinden.

U kunt zich afmelden voor het ontvangen van marketingberichten van ons door gebruik te maken van de afmeldingsmethoden in de berichten die wij u sturen of door contact met ons op te nemen. Wij hebben ook een marketingvoorkeurencentrum opgezet waar u uw marketingvoorkeuren kunt bekijken, daarover beslissingen kunt nemen en u te allen tijde kunt afmelden voor het ontvangen van marketingberichten van ons.

Rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Under the GDPR, we rely on the following legal grounds to process your personal data:

(a) Uitvoering van een contract - om onze verplichtingen uit hoofde van een contract met u uit te voeren, bijvoorbeeld wanneer klanten zich aanmelden voor bepaalde diensten of kandidaten akkoord gaan met onze voorwaarden. Of met betrekking tot potentiële klanten of kandidaten, om stappen te ondernemen die nodig zijn om een contract met ons aan te gaan

(b) Naleving van een wettelijke verplichting - wanneer wij uw persoonsgegevens moeten verwerken om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen.

(c) Onze legitieme belangen of die van een derde - met inbegrip van

• het beantwoorden van uw verzoeken en verzoeken om inlichtingen (het legitieme belang van de ondernemingen is in dit geval het onderhouden van een constante en actuele communicatie met klanten en sollicitanten, wat deel uitmaakt van elke zakelijke relatie);
• om de prestaties van onze website en de gebruikerservaring te optimaliseren;
• to optimise the performance of our website and user experience;
• u te informeren over onze diensten, vacatures, brancherapporten, advies te geven en u op de hoogte te stellen van evenementen, promoties of wedstrijden en ;
• om ervoor te zorgen dat onze activiteiten efficiënt worden uitgevoerd of om tevredenheidsonderzoeken over onze diensten uit te voeren.

Wij hebben een beoordeling van legitieme belangen uitgevoerd om te bevestigen dat onze belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden. U kunt deze beoordeling aanvragen via onderstaande contactgegevens.

(d) Toestemming In bepaalde omstandigheden zullen wij uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken. Als u bijvoorbeeld solliciteert naar een baan, bieden wij u de mogelijkheid om u aan te melden voor waarschuwingen over soortgelijke banen. Voor zover wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, hebt u het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken.  Neem contact met ons op als u uw toestemming wilt intrekken.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen beslissingen uitsluitend op basis van een geautomatiseerd proces - aan onze beslissingen gaat altijd een menselijke tussenkomst vooraf.

We perform two types of profiling based on the candidate’s personal data:

• Candidate Portal by Zoho Recruit is een systeem op onze website waarmee kandidaten hun cv kunnen uploaden, zodat wij functies kunnen aanbevelen die bij de vaardigheden passen.
• Dankzij intelligent zoeken kunnen wij cv's filteren wanneer wij veel sollicitaties ontvangen voor de functies waarvoor wij adverteren, en kunnen wij relevante trefwoorden invoeren, zoals aantal jaren ervaring of praktijkgebied. Het analyseert vervolgens alle geüploade cv's en levert een kortere lijst van kandidaten op door trefwoorden uit de cv's van de kandidaten te matchen en de kandidaten te rangschikken op basis van hun geschiktheid voor de functie. Zoals eerder uitgelegd, controleert een recruiter altijd het proces. Er worden dus geen geautomatiseerde beslissingen genomen.

Merk op dat geen van de profileringsactiviteiten wezenlijke juridische of soortgelijke gevolgen heeft. Als u echter meer wilt weten, kunt u contact met ons opnemen.

Met wie we uw persoonlijke gegevens delen

In geen geval zullen wij uw privégegevens delen met een derde partij zonder uw toestemming.

Third parties:

Als u een sollicitant bent, delen wij uw persoonsgegevens met klanten die vacatures hebben voor banen die u interesseren en waarop u hebt gesolliciteerd. De toepasselijke rechtsgrondslag is dezelfde als hierboven beschreven: de uitvoering van het contract met de klanten en kandidaten of het nemen van maatregelen die nodig zijn voor het sluiten van een contract en het legitieme belang van HorecAssist SRL bij het verstrekken van informatie aan kandidaten en diensten aan klanten.

Wij delen uw persoonsgegevens en, waar nodig en wettelijk toegestaan, gegevens van speciale categorieën ook met externe dienstverleners die namens ons diensten en functies uitvoeren, zoals:

• arbeidsreferentiechecks ;
• controles van de kwalificaties; en
• controles van strafrechtelijke veroordelingen (indien nodig);
• verificatie van door u verstrekte gegevens uit bronnen van derden;
• persoonlijke gegevens voor ons hosten;
• professionele adviesdiensten;
• diensten voor gegevensanalyse;
• het beheren van enquêtes of wedstrijden namens ons;
• ons te helpen met u te communiceren; en
• onderzoek en direct mail of andere marketingdiensten.

Wij eisen contractueel minimumnormen inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming van onze externe dienstverleners.

Other disclosures

Bovendien kunnen wij uw persoonsgegevens bekendmaken indien

• als we daar wettelijk toe verplicht zijn;
• aan wetshandhavingsinstanties, regelgevende autoriteiten of andere overheidsfunctionarissen; en
• To law enforcement agencies, regulatory authorities or other government officials; and

De veiligheid van uw persoonsgegevens waarborgen

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen en onderhouden om uw persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking of toegang. Alleen bevoegd personeel en externe dienstverleners hebben toegang tot persoonsgegevens op een "need-to-know" basis, en deze werknemers en dienstverleners zijn contractueel verplicht dergelijke informatie als vertrouwelijk te behandelen.

Hoe lang uw persoonlijke gegevens worden bewaard

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, wat een doorlopend doel kan zijn. Als u bijvoorbeeld een kandidaat bent, bewaren wij uw persoonsgegevens voor de duur van onze zakelijke relatie met u en daarna, aangezien wij kandidaten vaak jarenlang en mogelijk gedurende hun hele loopbaan begeleiden bij stages.

Wij bewaren sommige persoonsgegevens langer dan andere. Bij het bepalen van de juiste bewaarperiode voor persoonsgegevens houden wij rekening met factoren zoals de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, waaronder wettelijke, regelgevende, boekhoudkundige en rapportageverplichtingen, de aard en de hoeveelheid persoonsgegevens die wij over u bewaren en het potentiële risico dat u schade ondervindt van ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor marketingdoeleinden, doen wij dat totdat u ons vraagt daarmee te stoppen, en gedurende een korte periode daarna (om ons in staat te stellen uw verzoek uit te voeren). Wij registreren ook het feit dat u ons hebt gevraagd u geen marketing te sturen of uw gegevens voor onbepaalde tijd te verwerken, zodat wij aan uw verzoek kunnen voldoen.

Uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren 

De Europese wetgeving inzake gegevensbescherming geeft u een aantal rechten. Deze rechten omvatten het recht om ons om een kopie van uw persoonsgegevens te vragen, om de verwerking van uw persoonsgegevens te corrigeren, te wissen of te beperken; om de persoonsgegevens die u ons verstrekt voor een contract of met uw toestemming in een gestructureerd, machinaal leesbaar formaat te verkrijgen, en om ons te vragen deze gegevens te delen (over te dragen) aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Bovendien kunt u in bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (onder meer wanneer wij uw persoonsgegevens niet hoeven te verwerken om aan een contractuele of andere wettelijke verplichting te voldoen, of wanneer wij de gegevens voor marketingdoeleinden gebruiken).

These rights may be limited, for example, if complying with your request reveals personal data about another person, if it infringes the rights of a third party (including our rights) or if you ask us to delete information that we are required by law to retain or have compelling legitimate interests in retaining. We will inform you of any relevant exemptions we rely on when we respond to your request.

How to contact us

Exercising your rights

To exercise your rights, or to withdraw your consent to processing, or to unsubscribe from receiving marketing communications from us, you may.

• write to us at info@horecassist.be, or
• write to us or to the following address

HorecAssist SRL

Avenue Louise 143 box 4

1050 Brussels

Belgium

Questions and complaints

If you have any questions about our privacy policy or the processing of your personal data, or if you wish to make a complaint, you can send us an e-mail.

If you have any unresolved concerns, or if you believe that a personal data breach has occurred, you have the right to lodge a complaint with the relevant supervisory authority. A list of competent authorities in the EEA can be found here.

Changes to our Privacy Policy

We may change this privacy policy at any time. If we do, we will post updates on this site.